一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用
档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为一般属性。因此,可将档案的定义简要表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。
科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中,形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分,它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久,而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后,是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用,特别是在进入现代化企业建设中,科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用,具有相当高的经济价值。
对于一个企业来说,研发能力的强弱,是衡量其核心竞争力的重要指标,而许多新的研发成果不可能从零开始,更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验,吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点,使其变利用价值为使用价值,使科学技术成为生产力,在企业建设与发展中产生经济效益。
当今社会正步入一个新的技术革命新时代,这些高新技术广泛应用于生产,应用于社会之中,势必带来社会生产力的飞跃,同样也会引起社会生活的深刻变化,尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用,信息已成为人类生存和发展的重要资源,是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用,科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展,科技档案信息化管理势在必行。
所谓科技档案信息化,就是根据企业的实际情况,在科技档案管理中,全面运用现代信息技术,对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言,可以从实现档案信息的数字化和网络化,实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,实现档案信息的高度共享,引发档案管理模式的变革。具体来说,由于原始档案经过反复查阅,不可避免地受到一定程度的损害,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力,可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节
企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备,对企业进行全方位、多角度、高效能的改造,通过信息资源的开发和信息技术的有效利用,来提高企业的生产能力和经营管理水平,增强企业在国内外市场中的竞争力。
供电企业在改革发展的历史进程中,特别是经历了IP市场风雨变换的考验,以“抓住机遇,迎接挑战”为口号,已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司ERP项目为例,2008年9月26日全面启动,2009年6月25日成功上线,11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广,当年11月25日,ERP项目在14家市级供电公司全面推广。继后,2010年ERP在农电系统的71个县区上线。这说明了以ERP为核心的各信息系统深化应用为主线,为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设,为尽快建成“一强三优”现代公司,奠定了坚实的信息化建设的基础。
同样,在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息,为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务,已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设,将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平,建设成具有行业特色的专题数据库,这样才能为本企业提供高质量的信息服务。
三、科技信息化管理是一项系统工程
供电企业一般设置科技信息管理部门,这个部门的主要职责是:根据本企业生产、经营和发展需要,开展科技工作,解决实际问题,推动电网技术进步与信息化;运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段,提高本企业科学管理水平。管理的内容:一是负责制定科技发展规划,负责科技
计划(资金)管理,包括科技项目计划,青年科技促进费项目计划等;二是负责科技管理成果,包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等;三是负责专利管理,包括申报、统计、实施等;四是负责计量管理,包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等;五是负责全质管理,包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等;六是负责标准化管理,包括标准的制订、修订、标准化审查等;七是负责科技统计工作;八是负责信息化工作,包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然,供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面,笔者之所以罗列出来,是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情,它是供电企业科技管理的重要组成部分,建立科技管理系统与科技数据库,同样是一项系统工程。供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门,在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络,沟通各层间的信息交流,实现全网科技管理工作(当然包括科技档案管理)的统一管理。科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等,就为科技档案管理提供了强大的支撑能力,提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。
推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说,如由于科技档案的信息化,其中包括档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。
科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的,也不是仅仅单凭几个计算机技术人员,它固然需要所有科技档案人员的积极参与,更需要企业统筹兼顾全面安排,特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。
四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理
1.科技计划管理系统
以辽宁省电力公司为例,科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计,利用先进的三层体系结构(BAS),应用JAVA技术开发,符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台,是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括:对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询,按项目类别,负责单位对资金分配的统计,设备的购置计划,科技计划草稿,科技计划的上报等。该系统运行以来,通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。计量管理系统
计量管理主要包括:基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。全质及标准化管理系统
全质及标准化管理系统主要包括:行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果,企业标准化编写模板等。科技成果和专利管理
科技成果和专利管理主要包括:基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。科技统计系统
在现代科技信息处理过程中，要善于抓住信息动向进行处理，使得现代科技信息的服务具有前瞻性与能动性。信息化”是一个含义丰富、复杂的动态概念，即利用电子计算机和现代通讯手段获取、传递、存储、处理、显示信息和分配信息的技术。它包括计算机技术、微电子技术、通信技术、网络技术、光电子技术、多媒体技术、缩微复印技术、声像技术、办公自动化技术、数据库技术、人工智能技术、仿真技术等。科研管理中的现代科技信息，实则更多地指向了如何运用信息科技量度、识别、转换、存储、处理、传递、再生、压缩、利用、共享信息的动态过程。
2现代科技信息在科研管理中的应用
科研管理是对知识生产过程中的社会活动的管理，是科研活动的重要组成部分。科研管理系统发展过程一般包括两种运动：一种是物质流”，涉及人、财、物的流动与分配；另一种是信息流”，体现了信息的质和萤，即科技图书、科技期刊、科技报告、专利说明书、会议文献、技术档案、政府出版物、学位论文、技术标准等有关科技信息的获取、传递、加工、处理和推广。两者相互联系，相互作用，体现在信息流”不断反映物质流”的状态。信息流”通过科技信息系统将物质流”的状态反馈到科研管理系统，由科研管理系统进行组织、调节和摔制着物质流”，使之有效地、合理地流动与分配；物质流”流动与分配的结果又源源不断地充实、完善现代科技信息系统，进一步保障科研管理系统的有效运转，以使科研系统整体获得最佳状态。
2.1静态”的现代科技信息在科研管理中的角色与作用
管理是决策、计划、组织、协调和控制，再决策、再计划、再组织、再协调和再控制的螺旋上升循环过程，任何组织系统要实现有效的管理，都必须及时获得足够的信息，传输足够的信息，产生足够的信息和反馈足够的信息，才能保证管理功能的充分发挥。由此，静态”的现代科技信息在科研管理中首先表现为一种资源，即科研管理的加工素材，是科研管理的基本内容；其次是经济财富，现代科技信息是形成新一级研究与成果的最经济成本”，是科研管理的支柱；再次是时机，现代科技信息俨然成为一种战略武器，谁在关键时期掌握了它，就掌控了制胜点，也使得科研管理成为知识创新、财富创新的坚实基层。
2.2动态”的现代科技信息在科研管理中的角色与作用
2.2.1科研管理人员信息化。科研管理人员开始利用各种数据统计软件，利用信息化技术，包括网络技术，对于科研信息进行统计与分析，在查找相关资料时，也利用网络，比翻阅相关书籍查找的更迅速、快捷。改变了过去靠翻阅书籍，靠人力统计数据、分析、计算等的方法，提高了工作效率。信息获取的更及时、准确。
2.2.2科研管理流程信息化。过去的科研管理过程较随意，没有固定的流程、模式所约束。现在科技信息的使用，改变了以往随意的状态，建立了科研管理流程，使流程达到信息化管理的高度。科研管理申报流程如下：申报、受理，到评审、评估、初审、复审、审定、立项、科技计划编制，到合同管理、资金管理、执行情况管理、验收管理、后评估管理的信息化服务。按照此流程的规定，利用网络技术，还建立了网络信息评审”平台，并得到广泛应用，促进了科技立项的公平、公正发展，使各企业可以随时申报科技项目，随时进行审批，提高了工作效率。
2.2.3对科研专家管理的信息化。科研管理活动中，科研专家是活动的主体，因为任何的科研活动都需要专家来完成，或借助相关的科技信息，或借助先进的科技手段或实验，以获得最先进的科研数据。网络时代的发展，信息库的建立，使得科研专家的管理也走向了信息化的进程。政府可以在全国范围内，甚至全世界范围内选择专家，建立专家信息库，以便于进行科研项目的网上评审。注意专家选择过程中，要充分考虑专家的专业性与对学术的态度，二者缺一不可。在专家执行工作过程中，要做好相关记录，公平公正的对专家进行评价，为专家信息库的更新与管理提供可靠数据支持。随着科技信息技术的快速发展，网络信息的高速发展，科研专家的管理应逐步走向信息正规化管理，详细记录专家的科研成果，建立专家信用档案，对专家资质的评审管理等都要走向信息化。
2.2.4科研成果评价的信息化。在科研信息管理过程中，科研成果都是靠人进行评价的。在过去，科研成果评价都是由政府组织，或政府委托相关部门组织评价，其评价专家组成员也是在当地寻找的，政府或相关企业单位和专家间可能都认识，专家碍于人情关系，或是政府部门授意，使得一些科研成果的评价结果参与了专家过多的主观评价，使得评价结果失真。而网络技术的应用，网络信息评审”平台的建立，流动专家库的组成，很好的解决了这个问题，科研成果由专家库随机评审，随着信息评审系统的完善，逐渐实现了盲审”，大大降低了评审过程给人情分”的局面。
【关键词】档案；信息化管理；科技
当今时代，由于信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。因此，信息化是科技档案管理的必经之路。
1建立科技档案企业信息化的作用
档案的本质属性是历史再现性、一般属性为知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等。
科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它是企事业单位中的一项技术性基础工作。档案管理历史源远流长，科技档案的管理产生于近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案的发展在企业建设与发展中具有重大的作用，尤其是在现代化企业建设中，科技档案对科研、生产、企业科学管理有着明显的无可替代的作用，具有很高的经济价值。
当前已经进入信息化时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，一定带来社会生产力的巨大进步，同样也会引起人们生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，可见信息已成为人类生存和发展的重要资源，成为现代科学技术发展的支柱之一。
2建立科技档案的意义及价值
科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节，企业的信息化是以信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和利用，来提高企业的生产力和经营水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。
3档案科技信息化管理的内容
制定科技发展规划，负责科技资金管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；
管理科技成果鉴定、申报、评审、奖励、推广应用、技术市场开发；
管理专利申报、统计、实施；
管理计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定；
全质管理成果的申报、评审、发表、奖励；
标准的制订、修订、标准化审查；
科技统计工作；
信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件。
科技管理系统为全网的各级科技管理部门服务，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作的统一管理。
科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。
人才是推进科技档案信息化的关键。科技档案的信息化，包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。必须解决人才问题，才能使档案信息化建设沿着正确的方向发展，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。
科技档案信息化建设必须坚持长期、全面而又具体，信息化建设的实现不可能是档案部门单方面的，也不可能单凭几个计算机技术人员就能实现，它需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，企业科技信息管理部门必须发挥主导作用。
4科技管理系统化实现科技档案管理现代化
4.1科技计划管理系统
科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构，应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、上级部门的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报。
4.2管理系统
计量管理系统主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询。
4.3级标准化管理系统
全质级标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板。
4.4科技成果和专利管理
科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书。
4.5科技统计系统
统计的基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以及计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。
5结论
科技管理系统的应用，实现了科技档案现代化，同时涌现出大量的新技术、新成果。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展。随着企业信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现科技档案的管理信息化，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。
【参考文献】
[1]张宽海.管理信息系统概论[M].高等教育出版社，2002，2.