电子政务无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。而当代文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续体理论。它起源于20世纪80年代，是继传统的文件生命周期理论之后，又一被国际档案界所广泛接收的文件管理理论。该理论认为：文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。文件连续体模型见下图。
根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上部级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO15489信息与文件文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO15489信息与文件文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO15489信息与文件文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1．文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2．文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3．文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4．文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5．文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6．文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO15489信息与文件文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO15489信息与文件文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO15489信息与文件文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO15489对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO15489信息与文件文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1．电子政务是电子档案管理的源头；
2．电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3．电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4．电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1．在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2．在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3．在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1．档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2．档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3．档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1．在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2．在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3．对国际标准《ISO15489信息与文件文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
结论
论文摘要：本系统以文档管理为核心，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，对文档进行有效管理。
1开发背景
办公管理系统是在网络技术飞速发展的情况下推出的新概念，而在图书馆历经了传统图书馆和自动化图书馆开始进入数字化图书馆阶段的今天，办公管理系统的引入更使图书馆界如虎添翼。在办公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤为重要。笔者近年经历了本校的本科教学工作水平评估、升格师范大学水平评估以及业内的图书馆评估，对文件管理的重要性体会颇深，大量的历年的文件、业务档案及不断修订的规章制度等，如果有一种有别于图书分类法的一个档案管理系统，那么我们的工作效率会事半功倍。由此笔者针对图书馆的特点申请了一项课题，组织人员研制出一套文件管理系统：海南师范大学图书馆文件管理系统。
2平台简介
本系统是采用当前运用最广泛的B／S结构模型，后台采用MicrosoftAccess作为数据库。Access是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统(RDBMS)，是Office系列应用软件之一。它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用于建立数据库系统的对象，提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化，为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码就可以完成大部分数据管理的任务。
前台所用的ASP语言(ActiveServerPages)是微软公司为了克服CGI严重的扩展性问题而开发的。解决了多用户访问进程，有效地利用了网络资源。ASP技术简化了Web程序开发，支持动态Web设计。ASP只用于服务器端，执行动态的、交互式的、高效率的站点服务器应用系统。ASP以标记语言的形式嵌入到HTML中并发送到客户端，但是，显示在客户端浏览器的只是ASP执行结果所生成的页面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同时，ASP也支持脚本语言，只要服务器端装了脚本引擎就可以方便地架构网站。
系统运行环境是微软的lIs(InternetInformationServer)，它把WorldWideWebserver，Gopherserver和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能网页，并且由ASP，Java，VBscript产生页面，有着一些扩展功能。IIs支持有编辑环境的界面(FRONTPAGE)、有全文检索功能的界面(INDEXSERVER)、有多媒体功能的界面(NETSHOW)，IIS6．0包括许多新功能，它们旨在帮助企业、lT专业人士和Web管理员实现其网站(他们可能拥有位于单个Ils服务器或多个服务器上的数千个网站)在性能、可靠性、可伸缩性和安全性方面的目标。
ASP+Access+IIs开发中小型网络系统一直被视为黄金组合，这样的结合对系统的资源占用适宜，每个部分都能很好地发挥其功能，在数据的处理能力和安全性上也有很好的选择。
3系统主要功能介绍
3．1普通用户
3．1．1登录验证
为了确保本系统特殊用户的单一性和系统的安全性，系统不设置注册功能，所有账号和初始密码均由普通用户向管理员申请。
3．1．2用户信息查看及修改
用户可以对自己的基本资料(如姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。
3．1．3查看文件
该模块的主要功能就是对文件、档案资料(如相关文件、工作计划、工作总结、月报、年报等日常工作文档)共享，由管理员负责上传，普通用户可以浏览和下载。
3．1．4用户上传待审核文档
该模块针对由下级部门拟订的文档提供一个审核功能，如月报、年报、读者意见反馈、馆际交流、各部门统计报告等，待审定后再上传到数据库。
3．1．5文件检索
为了加快用户对文件档案的查找速度进而提高办公效率，系统设计了一个专门的文件检索功能，包括普通检索和高级检索。
普通检索：可提供文件名、主题、分类号、文件号、发文单位及发文时间等检索途径(见图1)。
高级检索：提供了普通检索所具有的检索途径，并进行组配检索(见图2)。
3．2管理员
3．2．1登录验证
管理员的后台管理登录可以通过在首页右下角处点击“管理员入口”，进入管理员操作界面，进行身份验证并登录系统。
3．2．2管理员信息查看及修改
管理员可以对自己的基本资料(姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。
3．2．3用户管理
管理员可对系统的普通用户进行分配，同时还可以对用户的基本资料进行查看、修改和删除用户，以确保数据库的保密性和安全性。
3．2．4文件管理
对文件进行管理是本系统的主要目的，在文件管理模块巾，管理员可以上传文件、修改文件和删除文件，同时也可以对文件进行浏览和下载。
3．2．5审核文件
本系统提供了文件审核功能．普通用户上传的文件只有经过管理员审核才能，确保了文件著录的规范性和管理的科学性。
3．2．6文件检索
管理员用户是通过管理员进行区分的，对管理员来说，在日常工作中对文件的检索也是必不可少的，检索结果出来后可进行浏览和下载。
3．2．7服务器信息
为了方便管理员能实时了解服务器的信息以及对服务器的运作情况进行监控，系统设计了一个服务器实时信息反馈模块。可查看服务器的有关参数、组件支持情况巾的IIS自带的ASP组件、常见的文件上传和管理组件。
4系统功能特色
4．1系统低成本性
由于系统本身的开发工具语言和运行平台的简单性，决定了系统在架构和运行维护上的成本都是比较低的；不仅如此，在需求分析阶段，对各种需求结合开发工具设计，使得系统在最大限度上发挥了系统数据库以及脚本语言的特色，使得系统在运行时对资源的占用相对较少，大大地提高了运行速度，为快速办公打下了坚实的基础。
4．2稳定的安全性
首先，本系统考虑到用户是有针对性的特殊群体，每个人都能进人但又必须通过身份验证；其二。本系统不提供注册功能，要想得到账号和密码必须向管理员提出申请，由管理员统一分配账号，预防不法者对内部资料档案的窃取；其三，本系统在开发过程中通过对“session”变量的合理运用，防止不法者通过直接对URL的访问来跳过身份验证页面进而访问系统的其他资源页面，一旦用户没有通过登录页面的身份验证，系统将其他页面进行隐藏，非法用户将浏览不到任何资源。另外，系统通过对“session”变量的时间设置，一旦用户停止操作时间过长，系统会要求用户进行重新登录进行身份验证，从而在最大限度上保证了系统内部资料的安全性。
4．3良好的交互性
系统通过在各个页面中对各个操作步骤的人性化提示，使得一些电脑操作技能较弱的用户也能在最短时间内掌握基本的操作，从而对提高办公效率起着不可或缺的作用。
4．4文件管理的科学性
在需求分析过程中，笔者考虑到文件及档案资料可由不同层次部门产生的特点(如由上级分发的文件，同级之间的函件，下级的申请，各种业务统计等)，特别设计了文件审核这一流程，各种文件在前都必须经过管理员的审核，为文件著录的规范性和文件管理的科学性提供了前提保证。
4．5组配检索功能
随着数据库规模的扩大，档案数据量增多，就必然需要一种可实现多途径检索的功能，为此系统专门设计了高级检索功能，检索途径针对办公文件及日常档案的特点而设定。对字段内容比较特殊的文档可通过普通检索查询，而对字段内容很普通的文档则可通过高级检索来进行查找，即通过对多字段的逻辑组配，并选择相应的匹配模式，实现高级检索。组配检索使检索命中率大大提高，解决了档案管理巾存在的弊端，大大地节约了查找文件、档案资料的时间，从而提高了信息化办公的效率。
4．6数据信息类型多元化
本系统的数据信息包含文本、图像、视频、音频或任何其他类型的信息数据。
5结语
电子文件生命周期管理理论对我国电子文件管理过程的指导体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计和运行、管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。即对电子文件进行全程管理，对电子文件生命周期中每个阶段的管理，包括从电子文件的形成到其销毁或永久保存这个完整的运动过程。要达到有效管理电子文件的目的，就要建立电子文件管理信息系统的准则，而建立相关准则，必须关注文件从孕育形成到销毁或永久保存的每一个阶段。其中，在文件的孕育阶段，选择适当的阅读软件是影响电子文件生命周期的关键因素，因为从软件工程的角度来看，阅读软件的生命周期影响电子文件的品质。在文件的概念设计阶段，按照“前端控制”思想的精髓把电子文件各个阶段的管理放在概念阶段予以考虑。例如，在概念阶段要及时采集必要的“背景信息”和“元数据”，以证实文件形成过程的真实可靠性；事先确定归档范围，判定保存价值，确定采集时间和采集方式，以保证归档文件的完整性、准确性；事先设定某些方面的技术指标，如记录载体、记录格式等，以保证电子文件的长期可利用性。总之，对电子文件管理要从信息系统源头做起，在概念阶段即考虑作为档案保管、利用的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，如果待系统应用后再作改动往往既费钱又复杂，而且有时不可能实现。在电子文件管理系统的设计阶段，档案部门人员应协助软件开发人员进行设计，对电子文件管理的各个过程提出合理的设计要求，使电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素统筹兼顾，强调各项管理内容和要求无缝连接、系统整合和总体效应。
2电子文件生命周期理论对我国文档一体化建设的启示
首先，它为文档一体化扫清了理论上和认识上的障碍。要实现文档一体化管理就必须打破过去的那种狭隘文件观，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想。在电子文件生命周期中，要求档案意识和管理意识都要前移，从而实现前端控制。这促进了人们认清文件与档案的关系，有利于人们认清文件（狭义文件）管理与档案管理内在的有机联系性。档案是特殊的文件，这奠定了文档同步管理的理论基础。同时，它还为人们扫除一体化道路上的其他障碍提供了理论指导，如文书工作和档案工作的分管机制是由中国的现实国情决定的，也是现实档情。这种存在是不是合理还有待科学理论为其导航。笔者认为，文书工作和档案工作既然都要遵循同一事物——文件的生命周期的客观要求，就很有必要将其合而为一，实现管理体制的一体化，以便统一号令真正实现文档规范化、标准化、一体化的管理。但这种体制改革并非一朝一夕之事，前途光明，道路却充满荆棘，不单是有理论指导便能成功的。只是科学理论已预示了这种改革的必然性。因为文档一体化并不能只停留在一个机关文档管理机构的统一控制下机关各部门密切配合的文件管理活动这个层面上，它必须逐步走向社会化。即最终要借助网络实现“文档管理系统”成为机关办公自动化网络的一个子系统。而这正是文件生命周期理论中“文档不分家”，文件运动过程是一个完整的生命过程的客观要求。前端控制和过程管理是文档一体化管理实现的有效途径。传统文件的文档一体化管理经过多年的讨论，大多停留在单方面的理论层面上，实践过程中困难重重，从管理体制到工作流程都有问题。现阶段，电子文件生命周期管理理论对文档一体化建设的指导为文档一体化管理创造了条件，密切了档案人员、文件承办人员和技术人员的相互关系，真正意义上的文档一体化管理就自然水到渠成。
3电子文件生命周期理论对数字档案馆建设启示