通告误用为通知，是文种误用的第一种情况。如：市公安局20xx年5月12日发布的《关于公开涉案财物管理举报电话的通知》，该通知的发文目的是配合全市公安机关从4月份至年底的涉案财物管理问题专项治理工作，欢迎广大市民对公安机关及民警违法扣押、收缴、追缴，坐支、挪用、私分、贪污涉案财物，不按规定出具法律文书，违规没收或不及时退还保证金等问题进行监督，并公布了举报电话。这是典型的该用通告，却误用了通知的例子。
通知是内部行政公文，适用于隶属机关之间，发文对象是特定的;通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，是外部行政公文，发文对象是非特定的社会各有关方面。凡是要求非特定的社会各有关方面遵守或者周知的，应当使用通告。以停电为例，如果是供电局告知社会各有关方面的，就应该使用通告，但如果是上级机关告知下级机关，就应该使用通知。上例中的广大市民就是社会各有关方面，只要是盐城市公安局管辖范围内的所有市民，都属于通告的对象，应该使用通告。市公安局出入境管理支队20xx年7月14日发布的《市公安局关于出入境接待大厅作息时间调整的通知》，也属于这种使用错误，因为发文的目的是告知需要办理出入境事务的有关人员作息时间作了调整，以免带来不便。这里的告知对象也是不特定的，应使用通告。
文种误用的另一种情况是通告误用为公告。如市区教育局20xx年11月21日发布的《关于校办企业总公司等单位搬迁公告》。该公告的发文目的是告知相关对象，区招生办公室、校办企业总公司、教育核算中心、人事档案室、退教协、学生资助中心、教育信息中心等单位(原办公地址：区街道号)因市政拆迁，现搬迁至区街道号(实验高级中学大门北侧)。
这个例子的错误源自对公告功能的误解。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发布公告一般涉及的事项比较重大，发布公告的单位的级别也比较高，一般的行政机关是没有必要发布公告的。市区教育局校办企业总公司等单位搬迁，在特定的范围内也不能说不是重要事项，但绝对没有使用公告向国内外发布的必要。由于通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，范围可大可小，上述事项使用通告则十分恰当。
通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写通告二字。
正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用特通告如下转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用特此通告作结。有时也可不写，形式比较灵活。
署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。
1、请示
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三文字构成：
（1）开头文字写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；
（2）主体文字写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；
（3）结尾文字写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转执行”等。
2、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。
报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。
（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。
（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。
（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。
报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：
1）情况——做法——问题（意见）；
2）情况（做法）——问题——今后意见；
3）情况——原因（责任）——下步做法；
4）情况——原因——责任及处理意见；
5）情况——问题——建议等。
通告分为周知性通告和制约性通告。由于制约性通告对不特定相对人的行为作出了制约，为了体现这类通告的严肃性，同时也为了使不特定相对人享有应有的权利，因此，必须在通告的开头部分明确写明法律依据。如20xx年9月21日发布的《最高人民法院、最高人民检察院、公安部、司法部关于敦促在逃犯罪人员投案自首的通告》，阐述了发布通告的依据为刑法、刑事诉讼法;但20xx年8月6日发布的《省高级人民法院、省人民检察院、省公安厅、省司法厅关于敦促在逃犯罪人员投案自首的通告》，只是笼统地作了根据国家有关法律规定的表述;20xx年11月25日发布的《省公安厅关于加强高速公路交通管理的通告》也只是简单地以有关法律、法规为依据，而没有具体说明是什么样的法律、法规，实际上等于没有提供法律依据，从而剥夺了行政相对人的知情权，在法治社会的今天，这是不妥当的。
制约性通告既然对不特定相对人的行为作出了制约，如果没有相应的处罚条款，其效力显然会大打折扣。如市经济与信息化委员会、市公安局等五家单位于20xx年4月14日联合发布的《关于进一步加强电动自行车登记管理的通告》，规定任何单位和个人不得收购、窝藏、转移或者代为销售被盗和来路不明的电动自行车，但违反此规定会受到什么样的处罚，通告中也没有相应的内容，从而削弱了通告的权威性，同时也降低了执行力。这个通告还有一个严重的问题，通告结尾处缺少生效日期。作为制约性通告，生效日期是必不可少的。缺乏生效日期的通告，行政相对人会感到无所适从。根据具体情况，生效日期有的必须是发布之日，如严禁赌博，敦促犯罪嫌疑人自首，收缴管制刀具、爆炸物品、非法枪支等;有的也可以是发布之日的滞后一段时间，如《市公安局调整城区摩托车限行区域及时间的通告》，发布时间是20xx年5月29日，施行时间是自20xx年6月6日起，这样规定更多地体现出政府管理的人性化。
总之，由于通告常常对不特定相对人的行为作出限制，规范使用通告就显得尤为重要，广大公文写作者必须高度重视这个问题。
一、通知一般都要有一个符合标题三要素(即发文机关、事由、文种)的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用通知作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。
二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。
三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在通知之前加紧急二字，这就是常见的紧急通知。