一、档案室整体搬迁面临的问题
档案室的搬迁是一个系统工程，稍不注意就会造成档案的丢失、损毁，给国家财产造成损失。市联社在档案室搬迁过程中同样面临着许多困难，制约着搬迁工作的进程。
（一）全宗数量众多，档案数量庞大。市联社历史悠久，系统庞大，2003年前，28家改制企业的档案主要是文书档案和会计档案，其中有案卷目录的文书档案17000余卷，会计档案58000余卷，另有未整理、无案卷目录的档案约30000卷，时间跨度长达50余年。
（二）搬迁时间紧迫，工作任务繁重。由于单位的整体搬迁计划、时间已经制定，为了保证整体搬迁工作的顺利进行，档案室必须根据市联社统一要求，在两年内完成本级及下属单位部分档案的重新整理、鉴定、销毁、进馆和搬迁工作。
二、制定搬迁前各项工作措施
如何保证搬迁工作的保质、保量、按期完成，成为市联社和档案局共同关心的问题，必须拿出具体的方案及措施。
（一）结合实际，制定科学的搬迁方案。档案室的搬迁不同于一般办公室的搬迁，必须结合实际，调查研究，制定切实可行的搬迁方案。一是统计档案情况，对28家改制单位的档案门类和数量建立台账，做到心中有数。二是制定一个统一的鉴定标准，根据相关法律法规制定文书档案和会计档案的鉴定标准，供具体的档案整理人员把握。三是预测工作量，预测一个人一天的工作量，根据时间倒推算出总的工作量。四是制定搬迁预算，把人工费、消毒费、搬迁费等列出一个具体的预算供领导参考。五是采取实体整理与电子条目的录入同期进行，为后期的档案利用创造便利条件。
（二）领导重视，人力物力财力予以保证。市联社领导对本次档案室整体搬迁给予高度重视，多次召开专题会议，讨论搬迁策略，对搬迁过程中可能会出现的突况研究预警方案，并成立了以主任为组长，分管副主任为副组长，专兼职档案员为成员的档案工作领导小组和鉴定小组，落实搬迁经费、整理场地，配备必要的档案装具，做好档案整理人员的后勤保障工作。
（三）监督指导，事前事中事后全程跟踪。档案局对市联社的档案室搬迁给予大力支持。一是事前对所有档案提出整理指导意见，进馆单位的档案经整理鉴定后安排进馆，其他改制单位档案整理后搬迁到新办公大楼，经鉴定失去价值的档案按规定预以销毁。二是事中对整理过程中的具体情况加强业务指导，制定分类方案、档号编制方案，做好档案软件的维护及案卷质量的把握。三是事后对档案进行评估，提出处置意见。对符合进馆标准的5个进馆单位的2161卷档案及时接收进馆，对其他改制单位未到保管期限的31325卷档案经消毒后搬到新档案室，对80070卷已到保管期限的档案经鉴定备案后销毁。
（四）创新方法，改制企业档案分类管理色彩化。由于档案数量众多，进行全文扫描的工作压力太大，改为录入电子条目。为了便于快速查找档案实体，档案室对案卷目录和存放档案实体的档案柜实行了色彩化管理，即在档案案卷目录上分别用红色、绿色、橙色等不同颜色进行一种或几种搭配色彩的标识，同时在对应的档案柜上也用相同的颜色进行标识，做到分门别类、色彩鲜明、一目了然，以便档案员分类管理，快速查找，在以后的档案利用中发挥了巨大的作用。
三、档案室整体搬迁的体会及借鉴意义
市联社的档案室整体搬迁为我们提供了一个基层档案室，尤其是有大量改制企业档案的档案室搬迁成为指导借鉴的范本，为后来指导贸粮局、公共资源交管办等单位的档案室整体搬迁起到了借鉴的作用。
（一）领导重视、积极参与是搬迁工作的基本保证。市联社档案之所以能在规定时间内顺利完成搬迁，是得到了领导的鼎力支持，落实人力、物力、财力，聘请专业整理人员，配备设施设备，提供经费保障，还多次亲临整理现场，帮助解决实际问题，同时加强与档案行政管理部门的沟通联系，共同探讨、制订、修改搬迁方案，为搬迁工作的圆满完成提供了组织保障。
（二）全程监督指导是保证档案质量的必要措施。档案局对本次搬迁整理提供事前事中事后全程跟踪指导，无论是宏观的方案的制定、制度的建立、标准的修改，还是微观的检索工具、统计台账的建立，编研材料的撰写，档案实体的搬迁、上架、保护，都从专业角度提出中肯意见，保证了档案的安全和完整。
【关键词】疾控业务;档案管理实践;问题;应对策略
作为卫生防病工作的重要组成内容，疾控业务档案管理一方面为疾病预防控制中心的决策及规划提供档案参考，另一方面是卫生防病工作科学研究的依据，是事业单位日常工作的重要内容。因此，要加快疾病预防控制中心发展，就必须重视疾控业务档案管理工作，在了解档案管理现状的基础上，不断完善档案管理制度，引入现代化管理手段，从而保证疾病预防控制中心的长远发展，并进一步推动整个医疗卫生事业的不断进步。
一、疾控业务档案管理实践中的问题分析
业务档案管理是疾控中心的一项重要工作，但是当前的业务档案管理工作存在重视程度不够、档案管理规范化程度不高、业务档案的利用程度较低等问题。
（一）重视程度不够。要想加强疾控业务档案管理工作，领导及普通管理人员应该保持较高的重视程度，从而保证档案管理工作的科学、有效进行。当前疾病预防控制中心的领导对党政、基建、人事、设备等档案较为重视，但对业务档案缺乏正确的认识，加之业务档案本身存在种类繁杂、管理困难的问题，导致疾控业务档案的管理混乱，各业务部门档案资料的收集与整理存在许多问题。随着疾控业务种类的不断增加，疾控业务档案的数量逐渐增多，档案的分类、整理、保存及管理工作面临极大困难，部分业务档案出现流失或不完整的情况，极大地影响了档案管理工作的顺利进行。
（二）业务档案管理规范化程度不高。当前疾病预防控制中心的业务档案管理除了存在重视程度不高的问题，档案管理工作的规范化程度也有待加强。当前疾控中心的综合档案主要包括文书、人事、声像、基建、科研、实物等，并由办公室统一保存并管理。而各业务档案则主要由负责该业务的科室负责保管，业务科室的档案管理标准与疾控中心办公室相比有一定差别，缺乏专业的档案管理知识，对档案管理工作的要求、原则及方法了解较少，导致多数业务科室的档案管理水平不高，某些重要的业务档案与普通档案混合管理，缺乏严格的业务档案规范化管理机制，从而给业务档案的查找与使用带来了诸多的困难。
（三）信息的利用程度低。业务档案的收集对于疾病预防控制工作的决策与管理具有重要意义，也是相关技术人员从事相关科学研究的重要资料，因此，业务档案有着极高的利用价值，但是当前我国疾控中心业务档案管理仍然存在信息利用度较低的问题。虽然疾控中心办公室及各业务科室均展开了相关业务档案的收集与管理工作，但多数档案在完成归档之后就束之高阁，尚未得到充分的利用，业务档案的利用价值得不到体现，业务档案的综合性分析较少，难以发挥对疾控工作决策的指导作用。另外，各科室业务档案管理人员的主动服务意识亟待提高，尚未形成科学、有效的检索工具，也给档案的查阅工作带来了一定困难，多数业务档案资料难以发挥应有的价值。
二、提升疾控中心档案管理水平的应对策略
要提高我国疾病预防控制中心的业务档案管理水平，必须从提高重视程度、加强电子业务文件收集、建立电子文件安全保障体系、加快纸质档案的数字化工作、加强各部门之间的沟通与协作、完善监督与考核制度等多方面入手，形成完善的业务档案管理机制。
（一）将疾病控制业务档案纳入中心档案工作管理体系。要加强疾控中心的业务档案管理工作，首先应提高重视程度，将业务档案纳入疾控中心档案管理体系中。业务档案管理工作将工作过程中发现的新规律、新技术采用档案的形式加以收集与管理，使疾病预防与控制业务在社会活动中发挥更大的作用，推动疾病预防科学研究工作的快速展开，从而为以后疾控工作的开展提供重要的技术指导，从而达到提高工作效率、缩短研究时间的目的。因此，疾控中心的各项业务档案必须进行妥善的保存与管理，从而推动疾病预防控制业务档案的利用工作，对于我国卫生事业的长远发展具有重要意义。通过将业务档案管理纳入疾控中心综合档案管理，能够有效提高业务档案管理水平。
（二）加强电子业务文件的收集归档。当前的疾病预防控制中心多采用光盘形式对电子业务档案进行收集，对电子档案的重视程度明显不足，极大地影响了档案管理工作的质量与效率。因此，档案管理人员必须改变传统观念，学习现代化档案管理手段，重视电子档案的收集与管理工作;疾控中心应定期对业务档案管理人员进行电子业务文件管理的相关知识培训，不断提高电子档案管理水平;将电子业务档案收集工作纳入工作考核标准中，提高各个业务科室的电子文件归档意识;完善电子业务文件管理的监督体系，对电子档案形成的各个环节加强控制，保证电子档案归档工作的科学化与规范化。
（三）建立电子业务文件的安全保障体系。疾控中心在加强电子业务文件收集归档工作的同时，必须尽快建立电子业务文件的安全保障体系，确保业务资料的安全性。安全保障体系的建立应从业务系统、网络管理、数据传输与存储等多方面入手，实行网络管理信息审核制度，避免业务档案资料的失密。对于业务档案信息资源库的管理，应注重分级管理权限的设置，重点保证机密档案的安全性;建立资源安全防火墙，防止病毒感染或黑客入侵等情况的出现。另外，当前疾控中心的电子业务档案呈现快速增加的趋势，应考虑采取磁盘阵列存储方式，保证业务档案的及时、有效收集。对于重要业务档案，相关负责科室应注意文件备份工作，以保证档案资料的安全性。
（四）加速开展纸质档案的数字化工作。当前疾病预防控制中心的业务档案仍以纸质档案为主，这极大地影响了业务档案的管理效率，影响了业务档案的利用，也降低了档案资料的安全性，因此必须加快纸质业务档案数字化工作。制定纸质档案数字化工作的时间规划，应争取在“十二五”结束前实现所有纸质档案的数字化。在纸质档案数字化的过程中，疾控中心办公室及各业务科室档案管理人员应加快档案文件目录数据库的建设，方便用户的信息化查询，从而提高业务档案利用效率，发挥业务档案的应用价值，不断提高业务档案管理效率。
（五）加强与有关部门的通力合作。疾控中心业务档案的涉及范围较广，各个业务科室均参与档案的收集与管理工作，因此必须通过加强相关部门的沟通与协作，来不断提高业务档案管理的质量与效率。疾控中心办公室发挥自身档案管理的统筹协调职能，对各业务科室档案的收集与管理工作进行统筹规划，熟悉各业务信息系统的变更情况，通过信息化管理实现业务档案管理的高效性。各个业务科室应与办公室主动合作，对于电子业务文件应提前提出归档要求;对于已归档的电子文件应及时采取相应手段进行保护，确保归档文件的真实性与完整性。
（六）规范标准，保证档案系统的完整、准确。建立严格的业务档案规范标准，保证业务档案系统的完整与准确。当前，疾控中心的业务档案主要包括以下几个方面：一是年度或跨年度法定传染病及中小学生常见病的防治方案、工作详情等;二是年度免疫规划的工作标准、检测报表、考核细则、项目汇总表等;三是年度或跨年度卫生监测报告;四是突发疫情的相关资料;五是各项业务工作的月报年报;六是相关资质认证书的考核资料;七是疾控中心的文字、图片、声音、视频等宣传资料;八是疾控中心各项专题调查的相关资料整理。
（七）推行责任制，加强考核。要建立完善的业务档案管理体系，还必须完善监督考核机制。推行责任制，将各项业务档案的收集与管理情况纳入各科室考核指标中，定期对业务档案管理情况进行考核，提高业务档案管理人员的积极性。将业务档案的归档情况、数字化情况纳入全中心的年度评分考核指标中，形成共同参与的良好氛围，推动疾控中心业务档案管理水平的快速提高。
参考文献：
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[2]李宏茹，崔永平.疾病预防控制档案信息化管理方法的探讨[J].医学动物防治，2012，23（12）：955-957
一、严格的工作人员进出档案管理库制度
对档案采取安全管理工作，首先需要对工作人员的进出进行严格的管理和控制。因为档案管理科室是档案管理部门中最为重要的地方，相关的工作人员必须要根据制定的严格制度进出。科室的制度主要包括这样几个内容：非档案管理科室工作人员严禁出入档案管理科室，如果遇到紧急情况必须要进入科室就需要做好详尽的登记记录；在档案管理室内禁止出现明火，做好消防安全保护工作；下班后要对档案管理室进行严密的巡视和关闭窗门等，保护整个档案管理室的安全性。
二、做好档案管理室内温度和湿度的控制工作
现阶段我国档案资料多数仍然为纸质资料，这就对档案管理室内的温度和湿度提出严格的要求，必须要将其控制在良好的室内温度和湿度中，这样才能延长档案资料使用寿命。档案管理室内一般设置有控制室内温度和湿度的设备，要及时对其进行查看，确保室内的温度和湿度保证在一定的范围之内。根据相关部门制定的规则，档案管理室内的温度一般要控制在十四摄氏度到二十四摄氏度之间，相对湿度则保持在45%-60%之间。一旦在检查过程中，出现任何温度和湿度异常的情况，要立刻采取及时有效的措施加以调整和制止，从而使得温度和湿度恢复到正常的状况。
同时，还有一些相对于高档的档案管理室选择利用恒温的机器设备来确保档案管理室内温度和湿度，从而不断延长档案的使用寿命。
三、档案管理室内的“八防”措施
许多档案管理科是在对档案进行管理和保护过程中，从八个方面加以注意和保护，这八个方面被称之为档案管理的“八防”措施。
（一）防火消防措施。档案资料一般为纸质资料，所以防火工作是保护档案安全的重中之重。这就要相关的工作人员一定要经常性的检查档案管理室内的电路，避免因为线路老化导致引发的火灾。同时，要在档案管理室内设置专门的火灾预防制度，并且在档案管理室内安放大量灭火设备和灭火器材等。
（二）防水措施。档案库房应该建立在十燥的环境下，尽量设置在办公区的高层，远离低地势；库房内不设供水管道；档案管理工作人员尽量不要在库房内喝水，以防损坏档案
（三）防潮措施。档案库房管理工作人员应该严格控制档案库房的温度和湿度，避免档案潮湿现象的出现，保障档案库房的通风性良好，常对库房进行防潮处理，确保档案库房干燥通风。
（四）防霉措施。档案发霉现象在档案库房中经常出现，其原因是在档案库房内密集阴暗环境的影响下，微生物极易发生霉变。因此档案库房要及时清理档案库房内的各种垃圾和灰尘；经常对库房进行通风，保障档案库房的十燥；对档案库房进行空气净化，保障档案库房内空气清新；进行一些防霉处理；确保档案库房内的温度和湿度在合理的范围内。
（五）防虫措施。首先在档案库房的选址时，最好远离潮湿阴暗的环境，远离易产生虫害的厨房、货仓等地；其次，在进行档案入库前，要对库房进行防虫害预处理，在角落内放置驱虫药物，做好预防措施；最后，一旦发现虫害现象，要及时处理，对受害的档案也要进行处理，尽最大可能的减少损失。
（六）防光措施。光的直接照射对档案具有破坏性，尤其是紫外线，会导致纸质变脆，寿命降低。档案库房应尽量建设在没有窗户的房屋内，减少光照。
（七）防尘措施。灰尘会对档案造成隐形的破坏与污染，在档案管理工作中，档案管理人员不可忽视灰尘对档案的破坏作用。档案管理工作人员应该经常对档案进行清理，保持其清洁度；尽量采取一些行之有效的空气净化措施；减少人员的出入，避免带来更多的灰尘。
（八）防盗措施。档案库房应该安装防盗报警系统，设立安全预警机制；档案管理工作人员进出库房要及时锁好门窗并确保门窗的牢固性，发现安全隐患，及时上报，及时解决
四、定期检查、清点档案
档案人员在进行档案管理工作时应该遵循相关工作制度和规范定期对库房内的档案进行检查和清点工作。尤其是在进行档案迁移或更换库房的工作时，一定要认真、细致地做好库房的检查、清点工作，确保库房内档案无问题。
五、档案应急管理
档案的应急管理工作十分重要，档案的应急管理是指在发生灾害时，及时对档案信息资源进行抢救，尽最大可能的减少灾害损失在档案管理工作中，管理部门应该根据具体情况设立档案应急管理方案，组织专人进行培训和预演，加强档案管理工作人员的危机处理能力。