医用耗材:是指经常使用的一次性卫生材料、人体植人物、消毒后可重复使用且易损耗的医疗器械。麻雀虽小,五脏齐全,医用耗材库担负着全院诊疗需求的所有物质,是保障诊断、治疗工作顺畅运行的一个重要部门。在当今信息化的时代,随着临床各项高新技术的开展运用,例如介入、人工脏器置换等普及,各种高值医用耗材的不断出现,耗材的品种规格繁杂、价格差距悬殊、需求量在逐年增加,采购量也成倍增长。医用耗材库的库存、流转量不断攀升,工作繁杂,工作量也加大。如何加强耗材库的科学管理,减少库存积压,降低管理成本,加速资金周转,保障临床供应,是每位医用耗材库房管理人员的职责所在。下面介绍多年来我在医用耗材库房管理工作中的一些做法和体会。
一、医用耗材库房的管理
医用耗材是用于医院的诊疗,直接作用于病人,甚至须植入人体。它的存放要求不同于普通商场、超市的库房存放,需要有一定的温度、湿度及摆放要求。
1、库房应空气流畅、光线好,温度应保持在20℃、湿度在70%,以防医用耗材发霉变质。我院耗材入库后全部摆上货架,杜绝了地气对耗材的浸湿,冬夏两季使用空调调节室内的温湿度。
2、对温度有特殊要求的物品如生物蛋白制剂、血气测试片、心包补片、异体真皮等按产品的温度要求存放在冷藏柜中。
3、库房可分为2个区域:合格区和待处理区。合格区:指验收合格的医用耗材根据品名、规格、分类摆放的区域。待处理区:指验收时发现货物有问题需要退还或与厂家更换的医用耗材摆放区。
4、货架与货架之间的设置应保证一定的宽度,便于空气流通和耗材的取放。为避免医用耗材摆放过期,耗材摆放时我们按入库时间的先后顺序进行。先入库的放在上面或前面,后入库的放在后面或下面,确保先进先出、效期近的先出、效期远的后出,推陈出新。
5、坚决贯彻零库存的模式,量出而入、按量采购,对有些科室采用物流式的配送供货,利用最小资金、库存,达到最大的效率。
二、医用耗材的采购申请
1、库房申请:
对于经招标确认的常规医用耗材,库房管理人员根据库房内医用耗材的存储量、各科室耗材使用消耗情况和对医用耗材的电话申请需求量,定期填写采购计划申请表,每周二次交给采购人员进行正常采购补充进货。既要保证临床科室医疗工作的需要,又要合理运用流动资金,减少库存的积压。
2、科室申请:
我院严格规定:各科室不得自主购进医用耗材,防止医疗秩序混乱和引发医疗事故,影响了医院的医疗信誉。对一些未中标和新品种的医用耗材,诊疗中确实需要;另一种是专科使用在同种类型的医用耗材中价值较高的,一般不宜在库房存储的医用耗材;在临床需要使用时,必须由使用科室负责人向设备科递交书面申请报告。设备科接到申请后,报主管医疗器械的领导逐级审核、批准后,由采购人员进行采购。在采购验货过程中,还应按医疗器械管理法规的要求来检查各供货商的“三证”是否齐全,并将“三证”交由采购人员集中存档保管、以备相关部门审查。
三、医用耗材的入库管理
供货商接到医院采购通知后,及时将货物送到医院库房,要求做到送货单齐全,发票随货同行。库房管理人员依据采购申请单,查看发票上的信息,对到货的医用耗材进行验收:货物包装完整,品名、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚,进口产品包装上要有中文标识,产品检验合格证书、相应批号的检测证书,经过检验合格后方可入库。如在验收中不合格,可当场退货或存放待处理区等待退换货处理。所有耗材的产品检测证书收集归档以备相关部门审查时用。
在实际工作中我们往往会碰到货票不能同行这类情况:如供货商在外地、供货方没货临时从它处调货、月初税务部门发票结算、临床上突发事件或手术急需要求货物随时送达等等而发票滞后;另外为了减少库存和资金占用做到随进随出,库房的货物进出量巨大,同一供货商可能在短时间内数次接到订货送货通知,为图省事或经济效益因素往往集中开具发票;也造成了货票不能同行,这样容易给库房管理工作带来了混乱。对于上述情况我们严格要求库房管理人员必须将未到发票的货物品名、规格型号、数量、价格、供货商等及时做好记录,以便发票送达后进行核对入库。
四、医用耗材请领出库
由各科室负责人填写请领单到库房,经审核批价后,由库房管理人员照单发货。
在工作中我们时常遇到下列一些情况:
1、由于不同部门对同一种产品可能有不同的称呼,或对所领的产品、价格不清楚,就会在领用耗材时出现混乱,错领、错发货的现象时有发生。
2、有些医用耗材临床需求较急,供货商送到立即被领走或直接送交临床,无法及时办理入库、出库手续。由于工作繁忙,库房管理人员极易出现临床上领单未开或发票不能入库的遗漏现象。
3、某些科室负责人在领用耗材上缺乏周密地计划性,随意性大,随用随领,甚至一天内开具请领单数次,极大地扰乱了耗材库的工作秩序。
4、某些科室负责人总是以手术急需、工作繁忙、临床第一等理由,随便让他人开具领用单或出具借条来领用耗材,严重违反了医院医用耗材领用管理制度。
针对上述情况,为了进一步加强医院医用耗材的管理,规范耗材的请领出库流程,更好地服务于临床。由设备科起草,院领导批准,在2015年7月20日出台了设备科医用耗材库耗材的领用管理规定。
规定
①每周一、五全天,周三上午半天为各科室领用耗材时间,周二、周四为耗材库补充进货、盘库时间。
②耗材领用单应由科室负责人开具,或由科室指定专人开具,其他人员一律不得自行开单领用耗材。
③所有耗材一律持三联单领用,不得以借据的形式借用。
④各科室应有计划地备齐当月(周)所需常用耗材或一定基数的急用、抢救用耗材,并定时补足相应的基数数量。
规定出台后,得到科室的理解、支持和配合,有效地杜绝了频繁、无计划地领用耗材现象;杜绝了冒领、私用耗材的情况发生。
鉴于我院医用耗材管理软件目前和全院不能联网的问题,库管人员和信息科、财务科等相关人员对耗材的品种、分类、编码,统一了规范化称呼。平时和领用耗材出库时间与相关人员进行沟通、宣讲,减少和避免了耗材错领、错发情况。
对于将耗材直接送到临床使用或送达库房后立即被领走,没能及时办理入库、出库手续的医用耗材,我们要求各供货商及时将此类耗材的信息提供给耗材库管理人员,进行登记备案,待发票和相关手续齐全后核查,再通知相关科室办理入库、出库手续,避免了领单漏开或发票不能入库的现象发生。
五、高值耗材的管理
高值耗材通常是相对普通低值耗材而言,一般指分属专科使用、直接作用于人体、对安全性有严格要求,且价值相对较高不宜存放库房的医用耗材。而且有相当部分是植入材料,一旦出现质量问题,极易引起医疗纠纷。所以加强对高值耗材的管理是耗材库管理人员义不容辞的责任。
1、高值耗材品种繁多,材质多样,规格型号复杂,专业性强。其中很多耗材只能根据患者手术中的实际情况才可确定材料的型号及规格,具有反向物流的特点。依据其使用特点,实行先使用(零库存或科室二级库存、手术跟台等方式)后入库(临床使用后将发票、领用单送设备科耗材库做帐)的管理方式。虽然先使用后入库的反物流方式增加了供货商的送货次数,但可有效发挥资金效能,减轻医院的资金压力和降低库房的管理难度。(传统的供应模式是采购→库存→发放,造成大量资金积压,增加了库房的管理难度。)
2、为了保护患者的利益,维护医院的权益,为医患纠纷提供有效的法律依据,我们要求临床填写高值耗材的使用明细清单。清单上须有耗材的名称、使用数量、规格及型号、手术日期、病人姓名、住院号、诊断、病区/床号、手术医生、巡回护士、供货商的签名等,同时要求厂(商)提供病人已使用的高值耗材(如封堵器、PS球囊、颅骨锁、漏斗胸矫型系统、钢板、螺钉等)的条形码或序列编号,贴在明细清单上并保存。耗材库管理人员必须凭耗材发票、临床请领单和已用的高值耗材明细清单,方可进行入库、出库。缺少一项或高值耗材明细清单上无签名、漏贴条形码或序列编号的应及时采取补救措施纠正,否则不予付款,并追查当事人的责任。
六、信息化管理
我院几年前耗材品种较少,出入库量不大,人工登记、手工记帐即可满足要求。随着医院的发展和不断扩容,耗材品种繁多,出入库量剧增,有时还会出现许多突发问题,传统库房管理模式已不能适应当前库房的管理要求。2004年八月我院启用了方便快捷的软件程序来管理医用耗材的入库、出库,它便于即时查询耗材的各项数据(如入库量、出库量、库存量、价格、费用、供货渠道、各科室具体消耗数量等),极大地解决了医用耗材库房管理中的系列难题,提高了工作效率,加强了对医用耗材在医院流通过程中的监管,提高了帐物相符率和医用耗材的质量管理。
七、医用耗材库房盘存工作
库房盘存工作也是医用耗材库房管理中的一项不可缺少的工作。在工作中耗材库管理人员必须做到医用耗材帐物相符,定期对库存物品进行请点盘查,一般为每月一次,同时打印列出医用耗材的库存清单。操作方法:由2人用人工的方式对库中的实有物品进行逐一清点,将实际物品数量与库存清单相核对,帐物不符时及时查找原因,进行纠正,并进行盘存盈亏登记,使其与实物相符。对一些特殊医用耗材可不定期地、选择性地进行清点、盘查,以便掌握时间段内其使用消耗量和确定应有的库存数量。同时还要将每月的库存清单打印装订,归档保存,以备审核。
随着我院的不断发展和规模的扩大,医用耗材的需求量、品种越来越多,管理难度及压力也将越来越大,对库房管理人员的要求也随之升高。为了进一步做好医用耗材的规范性管理工作,提高自身管理水平,我们要认真学习医用耗材方面的专业知识和相关临床医学理论知识,发掘医用耗材管理的先进理论,向兄弟医院学习取经,并妥善处理好与临床之间的沟通、服务与管理关系,使我院医用耗材库的管理工作更加合理更加完善。
通过一年的锻炼与学习,我已经不再是那个对职场什么都不懂的大学生了,而是成为了一名合格的职场人,在这一年的工作中,经历过了酸甜苦辣并最终坚持到了最后,我想说我是成功的。现在我从以下方面来总结这一年工作中的收获和成长。
一、思想上
在这一年的工作中,我认识到了要做好一名合格的职场人,首先要正确定位自己,因为我们刚刚进入职场,对职场中的很多规则还不了解,处在一个模糊期,这就必须要正确的给自己定好一个位,其次要调整好自己的心态,因为在工作上我们会遇到很多不懂的知识和问题,在对这些知识和问题的解决中,我们就必须要学会调整自己的心态,这也是做任何工作都必不可少的,再次履行医院,耗材库房的各项制度,在这里我想说的一句话就是,学生时代和职场工作最大的区别也就是制度的不同,因为要想做好任何一份工作就必须要履行制度,只有这样才能做好自己的本职工作,同时又可以感染团队的每一位成员,最后就是要把单位文化“用心打造人类健康”落实到工作中去,作为医院的一名员工,只有弘扬和实践医院的单位文化,才能够更好的做好这份工作。
二、工作上
经历了一年的工作,这份工作给了我很大的锻炼,让我认识到了什么叫做工作的职责,作为一名医院员工,必须认真履行和传播好医院的单位文化,把用心打造人类健康落实到工作中,作为团队之人,有责任承担团队的义务,用心做好每一xx,并完成自己的目标,必须要具备较强的团队荣誉感,为了团队更好的发展而努力,身为职场人,有责任对自己的言行,举止负责,不能违背职场规则,不能违背医院制度,并对自己造成的一切后果负责,下面就对工作中的具体认识主要有以下三点:
1、心态决定状态,状态决定成败,对于每个刚进入职场的人我相信都会对自己所从事的工作充满信心和激情,但是真正开始工作的时候都会感到心有余而力不足,这时就要学会调整好自己的心态,就拿我自己来说,当我自己开始上点的时候,接连遇到很多的问题不会解决,并且在接下来的'工作中也接连xx,这时更要好好的调整好自己的心态,就像医院里的一句话,“积极的人像太阳,走到哪里哪里亮,消极的人像月亮,初一十五不一样”,所以学会调整自己的心态对于我们刚进入职场的人是非常重要的,因为只有积极的心态才不会让我们在面对挫折和失败的时候沮丧,反而会更加勉励自己,坚定成功的信念!
2、细节决定成败,有句俗话说的好,“天下大事必做于易,天下难事必做于细”,这句话对从事xx这份工作更是如此,要想把工作做的更好,就必须要在工作上注重细节,在自己今年的工作,因为细节的不注意导致工作没做好的例子太多,就拿我在xx来说,由于在前三天没有做好细节工作,到后期出现了很多的问题,前期只看表面问题,没有抓住客户的心里需求,同时没有注意客户说的话的真正用意,才导致工作最后没有做好,其实在工作的前几天很多客户都在一些话语中表达了自己的真正需求,可是自己却由于没有抓住这些小细节,所以说做销售工作必须要做好细节工作。
3、团队的重要性,在今年的工作中,我很庆幸自己生活在一个充满笑容馨,和谐,互助,竞争,从满欢乐的团队里,在我工作上遇到困难的时候帮我解决问题,当我心情低落的时候安慰我,当我身体不适的时候关心我,因为有你们,我的工作才会做的更好,作为团队之人,我有责任做好自己的本职工作,有责任为了我们这个团队更好的发展贡献出自己一份力,尤其在工作中,必须要有强烈的团队荣誉感,这也是一年工作中感受最深的,作为一个团队,最注重的就是业绩,因为一个团队的业绩需要我们每一个人的业绩的总和,没有了团队,一个人的业绩再好又有什么用,工作和生活会开心吗?所以每一次看到团队业绩低下的时候自己的心情也会失落,并且也会问自己为什么自己就是没有做好本周的工作,原因在哪里?通过总结原因使自己下次做的更好,就像xx所说的,“不做团队的污染者,只做团队里面的感染者”,生活在团队中,必须要做好“团队之人”。
三、学习上
记得在年初培训的时候,有一句话一直印在我的脑海里,“学以立德,学以增智,学以致用”,这也是我以后做任何工作都必须要做到位的,同时医院一直秉承着学习就是生产力,学习就是竞争力的原则,在工作一年的时间里,通过自己不断的学习医学知识,产品知识,营销知识来提高自己的业务能力,有一句话说的好,活到老,学到老,学习固然很重要,但是学习也必须要掌握好的方法,不能一贯的死读书,读死书,必须要学会灵活运用,学会创新,并且通过实践掌握属于自己的一套思路和讲解方法,并在以后的工作中不断的通过学习来获取更多的知识更新自己的思路和方法,对于我们这份工作,如何做到在讲解时通俗易懂的把客户所关心的病症讲解清楚也是很关键的,如何讲解xxxx,如何做好产品展示等等,这些都来自于我们的自主学习,所以做任何事必须要把学习放在第一位,因为只有通过学习才能把这份工作做的好更好,才能在不断发展和进步的社会中站稳脚步,才能在未来的挑战中迎难而上。
四、生活上
通过今年的工作,让我在生活中更加注重自己的言行举止,因为也许你的一句话没有心去伤害,但是却往往让人难以忍受,由于在生活上的不注意也会导致在工作中犯类似的错误,因此在这一年的锻炼过程中,自己在言行举止上往往会三思而后行,同时也让我在生活上更加自主,学会主动做好自己分内的事,整理好自己的内务,学会了站在别人的角度上去考虑问题,学会了如何与别人更好的相处,提高了自己的语言沟通能力,提高了自己为人处事的能力。在这一整年的团队生活中,我们大家相互关心,相互鼓励,因为有你们,我今年的工作才如此丰富多彩,因为有你们,我们才成为了很好的朋友,因为有你们我们才一起组建起来了一个家,在这里我想说,今年我温馨和谐的家在xx。
总结过去,展望未来,20xx年将更加严格要求自己,完善自我,发挥自身优势,迎接新的挑战,明年的具体计划如下:
1、加强自我管理,明确目标,始终围绕自己顶下的目标把工作做好,真正做到高标准,严要求的工作作风。
2、学会经营,合理理财,该花的花,不该花的不花,开源节流,增加存款数额。
3、提高总结问题和解决问题的能力,勤于思考,发现问题,总结问题,并及时的找出解决办法。
4、提高自己的学习力,学会创新,不断的复习以前的知识,做到温故而知新,不断的学习新的知识,做到学以致用。
5、加强团队意识,增强责任感,牢记团队精神,做团队的感染者,努力做好团队之人。
为贯彻我省规范公立医院药品和高值医用耗材网上采购行为,进一步加强药品和高值医用耗材配备使用管理,预防和遏制医药购销领域商业贿赂和不正之风,根据我省《山东省卫生和计划生育委员会关于开展公立医院药品和高值医用耗材网上采购集中整治工作的紧急通知》XX文件的有关要求,我院认真扎实的开展了医疗卫生机构药品和医用高值耗材集中采购的治理工作,现将整改工作总结如下:
一、加强领导,增强依法采购的自觉性。成立医院药事管理与药物治疗学委员会相关组织,完善采购制度,坚决落实药品和高值医用耗材网上采购重大事项集体研究决定的制度,采购药品及医用高值耗材由分管院长负责实施,并按规定要求进行采购。
二、加强监管,从源头上防止不正之风。医院成立了采购监督领导小组,对医院用药目录及医用高值耗材目录进行审核、审查。审查药品及医用高值耗材的采购计划,监督、检查药品及医用高值耗材的采购和供应情况。同时,医院财务科对整个采购活动实行财务监管,防止财务漏洞。
三、采购情况。我院于20XX年10月1日起全面实施药品零差价制度。我院药品和医用高值耗材集中招标、采购,并统一配送,以保证药品及医用高值耗材的质量。设立专人负责网上采购工作。
四、配备使用情况。建立基本药物和常用药品优先配备使用制
度及相关文件,基本药物和常用药品配备使用比例达到规定要求。
五、合同签订情况。我院与六家医药经营公司签订药品和医用高值耗材采购协议;按照《关于落实医药购销领域商业贿赂不良记录规定有关工作的通知》(鲁卫药政发(20XX)3号)要求签署、落实《医疗卫生机构医药产品廉洁购销合同》。
六、宣传培训情况。我院以各种方式开展基本药物和常用药品合理用药、医用高值耗材的宣传和培训;建立健全处方点评制度,促进临床合理用药。
我院将进一步落实和完善各项制度,力争使医院药品和高值医用耗材网上采购工作更加规范。为广大患者提供优质服务,为加快医院总体规划发展美好前景,共同努力。
按照《湖南省医疗机构药品网上集中采购管理办法(暂行)》要求,根据郴州市卫生局的有关文件精神,我院认真做好药品、医用耗材及检验试剂网上集中采购工作,取得了一定的成绩和经验,现作如下汇自己:
一、采购执行情况
1、我院高度重视网上采购工作,并遵循“公开、公平、公正”和满足临床需要,加强管理,确保国家基本药物目录药品使用等原则,严格按照药事管理委员会审定的程序,在湖南省采购中标药品目录范围内,确定了我院“基本药品目录”。该目录明确了药品的具体剂型、规格、生产企业等,药剂科根据目录,统一由“湖南省医药采购中心网”发送药品订单。对因临床需要,确需采购非中标品种时,填写《湖南省医疗机构药品备案采购申请表》,报湖南省药品集中招标采购联系办公室审核、备案,备案采购申请批准后,药库采购人员实施采购。现对我院的基本药物使用情况统计如下:我院的药品品种总共有615种,其中基本药物品种有403种,占了65.5%,超过了国家40%-50%的要求。20XX年6-7月全院的药品使用总金额为2705611.3元,其中基本药物的使用金额为1166659.6元,占了43.1%,也超过了国家40%-50%的要求。
2、高值耗材严格按照湖南省中标采购中心的要求采购,医疗常用耗材及检验试剂基本上都是在郴州市振湘医药采购平台上采购。
3、认真执行招标采购价格,随时与网上价格比对,从而保证不高于中标价格采购药品。
4、我院在“湖南省集中采购中心网”、郴州市振湘采购网认真勾选药品、材料采购目录和配送企业,严格按照《合同法》的规定与配送企业签订药品、材料购销合同,明确品种、规格、数量、价格、回款时间、履约方式、违约责任等内容,认真履行合同约定义务,禁止合同外采购行为。
5、认真做好药品、材料验收工作,严把药品、材料质量关,拒绝接收与采购使用目录中的生产企业、规格、剂型等不符的药品或材料。严格审核药品和材料的采购发票、随货同行等票据,防止标外采购、违价采购或从非规定渠道采购。
二、存在问题:
1、网上采购系统内有些药品中标了,但不能加入我院的药品采购目录内,以致不能制定订单,如黑龙江珍宝岛生产的200mg:5ml小牛血去蛋白提取物注射液;个别药品的中标价与零售价是一样的,如山东步长制药生产的0.3g香菊胶囊,两个价格都是13.70元。
2、部分抢救药品供货商无法保证充足供应,部分临床上必需的基本药品超出中标价格,引起采购困难,如10%氯化钾注射液、布比卡因注射液等;部分临床上必需的医用耗材招标采购网上没有,如血压计、听诊器及个别骨科内固定材料等。
在今后的药品、材料网上采购中,我们将严格落实相关管理规定,继续规范网上采购行为,切实加强药品、材料集中采购管理,完成好各项网上采购工作。