【摘要】当前,计算机管理已经广泛应用于各行各业。本文针对医院档案管理的信息化进行探讨,分析了医院档案信息化需要面对和解决的问题,提出了对应的策略。
【关键词】医院档案管理信息化
1何为档案的信息化管理
1.1档案信息化管理的内涵
档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。
1.2档案信息化管理的内容
(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。
(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。
(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
1.3档案信息化管理的条件
一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。
二是要加快医院局域网络的建设。
三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。
四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。
2医院档案信息化管理的重要性及必要性
2.1适应社会发展的需要
现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。
2.2提升档案管理水平的需要
从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。
2.3确保医疗事业可持续发展的需要
档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。
3医院档案信息化管理需要解决的问题
3.1需要大量资金投入
医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。
3.2任务繁杂,工作量大
医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。
3.3难以获求满足工作要求的人才
档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。
3.4需要转变传统的服务方式
传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。
4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设
4.1医院档案信息化的问题所在
(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。
(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。
(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。
4.2医院档案信息化的措施
(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。
(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。
(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。
参考文献:
[1]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学,2007,(05).
[论文摘要]着眼我国基层文化信息网络服务建设现状，分析文化信息网络服务的存在问题，探讨解决存在问题的相应对策。
1文化信息网络服务的产生背景和重要意义
所谓文化信息网络服务，是利用计算机、通过互联网、通讯、多媒体、卫星宽带传输和光盘等现代信息技术，将各种文化信息资源传送到全国各地，实现文化信息资源在全国范围的共建共享。其服务宗旨是以先进文化占领基层文化阵地，改造落后文化，抵制腐朽文化，丰富、活跃基层群众文化生活，满足广大人民群众日益增长的文化需求，提高整体文化资源的利用率。其服务内容涉及图书、文博、电影、文学、艺术、戏剧等领域。
当前，全国各地广泛开展的“全国文化信息资源共享工程”(即文化信息网络服务工程)，是由国家财政部、文化部组织实施，各级文化主管部门直接领导、公共图书馆承担的文化建设重点工程。它既是一项文化创新工程，又是繁荣社会主义先进文化、完善公共文化服务体系、惠及千家万户的一项民心工程，是促进经济社会协调发展和构建社会主义和谐社会的迫切需要。它主要利用计算机、网络、通讯等高科技手段，将中华民族几千年来积淀的各类型文化信息资源，进行数字化加工和整合，通过覆盖全国所有省、自治区、直辖市和大部分地(市)、县、乡镇(社区)的文化资源网络传输系统，把数字化文化信息送往城乡群众身边，从而实现优秀文化信息在全国范围共建共享，以满足人民群众日益增长的精神文化需求和推动经济社会的全面发展。
文化信息资源共享工程采用现代信息技术，对文化信息资源进行数字化加工和整合，通过网络最大限度地为社会公众享用的文化工程。它开辟了一个不受地域和时空限制的崭新的文化传播渠道，对于及时、准确地把文化信息传播到全国每个角落，开创文化信息服务的新局面，把文化建设推上新的发展台阶，必将起到重大作用。实施“共享工程”对于继承和弘扬中华民族的优秀传统文化，实施“科教兴国”和“以德治国”战略，提高全民族的科学文化素质，都具有重大现实意义和深远历史意义。2002年国家“共享工程”的网络平台、资源建设、用户等技术研制开发完成、投人使用，并开通了全国文化信息资源共享工程网(国家数字文化网);2003年广东省建立省级分中心网络“广东数字文化网”，集成了网上图书馆、网上博物馆、网上艺术馆、网上美术馆、网上影剧院等大批文化信息资源，并开发成功“联合参考咨询网”，实现远程文献检索和传递。
2基层文化信息网络服务建设的现状
随着“共享工程”在全国的广泛实施，各级文化部门必须抓住这一新的发展机遇，充分发挥自身优势，在“全国文化信息资源共享工程”建设中发挥主体骨干作用。这里，仅以肇庆市为例分析基层文化信息网络服务的现状。
肇庆市“共享工程”建设起步较晚，究其历史原因之一在于一直未设市级图书馆。2003年该市文化部门根据“全国文化信息资源共享工程—广东省实施方案”制订了“全国文化信息资源共享工程一一肇庆市实施方案”。可是实施情况并不理想，和周边市差距较大，至2004年底仅建成端州、四会、高要、德庆等四个县级基层中心和德城镇一个镇级信息点;2005年建立的广宁、怀集、封开等三个县级基层中心的设施尚未完善;一直未能建立市级分中心。2005年6月随着该市图书馆正式成立，市图书馆马上投人到“全国文化信息资源共享工程肇庆市级分中心”的筹建中。同年10月25日‘。全国文化信息资源共享工程肇庆市级分中心”在肇庆市图书馆筹建处所在地—蠢庐举行隆重的启动仪式，同时正式开放肇庆市图书馆电子阅览室、开通肇庆市图书馆网站。该馆在机构成立之初，作为合作馆加人到由广东省立中山图书馆维护的全球性“联合参考咨询网”，并积极从事网上解答咨询服务工作。
按照肇庆市实施“共享工程”的计划，2006年市文化部门应落实“肇庆市数字文化网”的建设，整合肇庆市图书馆、博物馆、群众艺术馆、粤剧团、歌舞团等单位、团体的文化信息数字资源，包括影视资讯，将最具肇庆市地方特色的端砚文化、裹蒸棕文化、竹文化、旅游文化等等文化信息资源数字化，并提供网上服务。
3文化信息网络服务面临的问题与对策
3.1信息网络的发展对文化信息网络服务的影响及对策
信息网络作为信息传输与交换赖以实现的通道，成为信息化的重要基础。自我国开始大规模建设信息网络以来，“三金”工程的实施，各地信息港的建设，为我国市信息网络建设奠定了良好基础，但在信息网络建设和为经济建设服务中存在许多问题，例如缺乏规划、重建轻用、重硬轻软、经营管理不善、为经济服务意识不强等，严重阻碍着信息网络发展和服务经济建设。以信息网络发展为依托的文化信息网络的发展，也必然受到制约。因此，对存在问题进行认真分析，提出解决的对策，促进发展信息网络，进而发展文化信息网络服务，为地方经济建设服务，具有重大的现实意义。
(1)充分发挥政府主导促进作用。在充分认识了解地方社会发展水平和现实社会需求基础上，结合实际制定各行业部门、企业逐年上网比例，并将它作为城市经济发展的重要考核指标之一，再根据现有需要及资金情况，制定网络发展规划，彻底改变各自为政的网络低水平重复建设局面，使网络建设进人健康、高效的发展轨道。
(2)促进信息网络应用的普及，制定一套具体、有效的优惠政策，促进信息网络应用的普及。由于信息网络对社会资源的巨大发挥和节约，因此制定一套行之有效的优惠政策，包括鼓励更多的信息产业公司从事部门(行业)、企业信息的电子化，为企业网络建设与应用争取低息贷款和降低税收等，促进信息网络普及化，是信息网络发展的首要因素。
(3)明确市场定位，形成产业化规模。根据各自优势和特点，选择适合的市场定位和市场切人点，逐步形成产业化、规模化，把市场做大，把服务引向深人。
市场定位是否准确是信息网络发展的关键，只有选准市场目标，才能制定自己的市场计划。分析当前的信息需求市场，最需要信息、最消费得起信息、最能把信息转化为生产力的是企业。而目前大规模地开发个人信息增值市场明显条件尚不成熟，仍需大力培养。当确立企业为服务对象后如何提供服务呢?传统的服务手段比较单调，仅仅是网页制作、域名登记管理、展示产品，做些表面化的企业宣传。有必要完全可以改变传统的信息服务手段，在思想意识上帮助企业认识到信息化、网络化对生产经营带来的巨大变革，比如，在为企业包括政府部门进行管理系统改造时，必须使之了解不仅是信息装备、信息技术的提高，更重要的是管理者的管理水平、企业的经营机制、企业面临的国际人才竞争环境、国内信息渠道均已发生了变化，如何适应这种变化，就需要信息商多下功夫，在信息增值开发初期，要使企业、社会认同网络给经济生活带来的巨大进步，与各企业、部门等建立紧密的合作关系，针对他们的需要开发实用的信息资源。
欠发达地区和发达城市存在着明显的经济差异，而在信息时代这种差异将更集中体现在对信息掌握的数量和运用能力上。不平衡的存在必然导致强烈的信息需求，进而形成强大的信息流，而信息网络的作用就是利用先进的信息技术和网络平台，加速信息流的流动，使信息流的流向、流速更加明朗化，最后带动物流、货币流，比特的流动带动原子的流动，最终在流动中使比特升值。
(4)信息资源深加工。原子世界中的信息源是支持比特世界中网络发展的最主要支柱，只有保持稳定、可靠、准确、持续、合法、及时地得到信息，才能使信息网络的网上创造得以实现，否则将成为无源之水，无本之木。比如，肇庆市丰富的历史文化遗产、山清水秀的旅游景点、历史悠久的端砚文化、丰富多彩的风俗民情等都是信息建设的宝贵源泉。信息资源加工，尤其要将经济类信息资源建设放在重要地位，加强各类经济信息的采集和加工。目前国内众多网站都开辟不少电子报，但大多数只是把报刊内容搬到网络上，仅仅起着资料汇编的作用，并未把网络的特点充分表现出来，逻辑网络上的报刊，本质上是对现实媒体的一种补充和发展，电子报刊绝不应当是传统报刊的重复，而应发挥电子报刊自身优势，多侧面、多角度、多视角地全面反映整个事件或人物的动态发展过程。一句话，体现传统媒体无法及时做到、无法伪吵子的作用，是对传统媒体的深人补充。(5)加强信息人才培养。开发信息人才市场，信息网络发展需要四个层次的人才:负有组织责任的领导人或管理人员、信息网络技术的专业人员、信息网络经营人员、经济和社会活动中应用信息网络的广大用户，这四种人才对信息网络的发展都是十分重要的。这支队伍的数量和质量，直接决定着信息网络服务发展的水平，是信息网络服务发展和应用的关键，广大用户则是影响信息网络广度或普及程度的因素，再高水平的信息网络服务，如果没有广大用户，也只能局限在很小范围内。如果不能造就出一个庞大的用户群，信息网络就不能充分发挥作用。
(6)增强为经济建设服务的意识，完善为经济建设服务的手段。随着信息网络的应用走出科研机构、走出校门，企业已逐步开始利用网络。为了更好地让网络为经济建设服务，必须加大宣传力度，提高企业应用网络的意识，加强网络为经济服务的方式、手段，增强企业适应信息网络时代经营模式的能力和信心，提高企业的整体竞争力。
(7)大力发展电子商务。肇庆市电子商务的发展远远落后于其他同等城市的水平，根据国际电子商务发展的现状和该市的实际情况，目前在国内基于消费者的电子购物条件还不成熟，该市电子商务的发展应以建立政府与企业、企业与企业间的电子商务专用网络为切人点，以示范工程促进电子商务的发展。
3.2图书馆建设对文化信息网络服务的影响及对策
3.2.1图书馆在“共享工程”中的地位与作用
文化信息资源共享工程的启动是我国图书馆事业发展的一个重要历史机遇。“全国文化信息资源共享工程肇庆市级分中心”的成立为承担建设工作的肇庆市图书馆提供了广阔的用武之地。肇庆市图书馆在上级文化部门的直接指导下，将在“共享工程肇庆市级分中心”建设中发挥主体作用。
电子阅览室、图书馆网站等是“共享工程”的服务平台，刚起步的肇庆市图书馆电子阅览室拥有阅览坐席18个，从2005年10月1日起试开放，日平均接待读者30多人次，至11月底共接待读者1800多人次;肇庆市图书馆网站由2005年9月23日开通至11月底，总访问量3948人次，日均访问量60人次;尤其值得一提的是在从事网上解答咨询服务工作中，该馆坚定不移地坚持以应用和服务为中心，依托广东省立中山图书馆“联合参考咨询网”平台，为读者提供了“一站式”参考咨询服务，即:读者在网上免费获得答案的同时，可以得到原文提供服务，平均解答时间为1小时，快的在几分钟内即可提供答案和文献。在短短4个月内解答网上读者咨询7958条，为读者提供可网上全文阅读的文献24000多篇，十分满意率为18.78%，满意率68.91%。“联合参考咨询网”自动按十分满意率和解答数量排榜，在现有全国33个各级成员馆中肇庆市图书馆均排在第五名。
肇庆市图书馆由2005年3月建制，专业人员、设施均严重短缺。但其实践证明，刚起步的市级图书馆更应从数字化建设和信息网络服务人手，特别是数字化参考咨询服务能以最快速度，最低成本、最便于操作的方式为广大读者提供网上文献和知识信息服务，大大节省读者查阅文献的时间，极大地延伸图书馆的情报服务职能，大大提高服务质量和管理水平，从而获得了更加好的社会效益和经济效益。最近，肇庆市委领导要求查找关于“文化产业”的最新参考资料，市图书馆作为合作馆通过网络直接进人省馆的数据库搜索，搜索到1998年以来的相关文献4000多篇，最后全文提供了160多篇2005年“文化产业”主题的期刊论文，连市领导都感到意外:如此庞大的数字文献、如此快捷的获取方式，为领导决策提供了极大方便。可以说，图书馆从事数字化参考咨询服务具有深远的战略意义和重大的现实意义，通过广范宣传，扩大影响，可以为机关、企业、科研机构提供全方位的信息支持;也是图书馆实施“全国文化信息资源共享工程”的重要组成部分。
3.2.2基层公共图书馆实施建设“共享工程”的工作重点
当前，各地正在大搞文化建设，但在机遇与挑战面前，仍存在许多不足，在实施文化信息资源共享工程过程中暴露出许多问题:一是经费不足。共享工程作为一项文化创新工程，由于科技含量比较高，需要一定的经费投人;二是地方政府与主管部门对实施共享工程的重要意义和作用还缺乏足够的认识;三是基层网点建设发展缓慢，制约服务效益的发挥;四是队伍建设有待加强，人员素质有待提高;五是宣传力度不够。在今后工作中如何面对与解决这些问题，不但需要各级政府、主管部门高度重视，还需要承担者图书馆人的创新观念与动力，以应用和服务为中心，抓住机遇，切切实实地干好工作，充分发挥图书馆的优势，“有为有位”，争取社会各界重视与支持，以信息网络服务，促进地方经济发展。
(1)认真做好调查研究，制定具有本地特色的计划方案。必须对本地文化资源状况、各单位以计算机为中心的资源现状、计算机网络连接状况、各种文化设施、专业技术人材等做好调查研究，在此基础上，制定出具有本地区特色的、切实可行的计划方案;还应争取将计划方案纳人当地政府制定的社会发展计划，列为当地精神文明建设的一项重要内容;作为保障广大人民群众的文化权益和全面建设小康社会的重要举措，切实抓紧抓好;必须主动积极争取当地财政的支持，拨专款以应项目建设之需。必须遵循总体规则、分期实施、逐步推广的方针，一步一个脚印、一步一个成效，踏踏实实完成既定任务。
(2)培训专业人才，做好技术保障。现代高新技术日新月异，各种新技术新方法层出不穷，为共享工程的发展提供了技术条件。为了使共享工程既达到较高的技术水平，又能做到操作方便、利于用户使用，必须通过培训、招聘等方法，广揽技术人才，建立一支高素质的专业队伍，以运用一流的技术搞好技术保障。
(3)坚持标准规范，提高技术含量。共享工程采用现代先进技术，技术含量高，其实施涉及各级各类文化单位，覆盖地域广，各地各单位条件参差不齐。图书馆实行标准化、规范化时间较长，具有良好基础，必须在共享工程建设中发挥示范作用，遵循国家中心制定的统一技术标准和规范，提高项目的技术含量。
(4)勇于创新，在做好公益服务的同时，积极探索进入市场运作的有效途径。作为公益性文化创新项目，共享工程必须坚持以公益性服务为主的原则，制造良好的社会效益。在此基础上，勇于探索、勇于实践，积极面向市场，探索进人市场运作的新思维、新方法，获得一定的经济效益，为工程的滚动发展创造有利条件。例如，寻求和网络经营商等相关产业的合作，让共享工程的优秀文化资源进人网吧，这样，既充实网吧的健康内容，又取得一定的经济效益，实现社会效益和经济效益的有机结合和统一。
(5)主动协调，加强纵向和横向联合，扩大基层中心服务阵地。目前，网络和各行各业计算机应用十分普及。根据这一特点，可以主动协调文化、教育、科技、卫生和政府部门，搞好纵向、横向联合，发展基层中心用户，使文化信息资源在各个行业迅速推广和使用。
论文摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？
档案信息化应遵循以下三个原则：
1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。
那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：
1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。
1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献：
杨公之：《档案信息化建设导论》